Toen wij twee jaar geleden op zoek gingen naar een eenvoudige tool om onze dashboards te beheren, vonden wij geen enkele oplossing op de markt die voldeed aan onze eisen. Na een aantal brainstormsessies bij de open haard, besloten we een eigen tool te bouwen: het BIP Framework. Het idee achter het BIP Framework is het versimpelen en versnellen van het bouwen en beheren van onze BI-dashboards.

 BIP Framework

Het BIP Framework is een beheerportal met mogelijke uitbreidingen tot QlikView. Met het Framework is het eenvoudiger om gebruikers toegang te geven tot bepaalde data (autorisatie), normen kunnen met een enkele handeling aangepast worden en het Framework bevat een mogelijkheid tot het versturen van een rapport in pdf-bestand via de mail.

BIP Framework op laptop

In de praktijk

Bij een van onze klanten, een groot ICT-consultancy bedrijf, draagt het BIP Framework bij aan een kortere doorlooptijd van een toegepast maatwerktraject .

In eerste instantie waren controllers en directieleden de eindgebruikers van de dashboards. Zij hadden inzicht in alle verschillende werkmaatschappijen van het ICT-consultancy bedrijf. Op een gegeven moment ontstond de wens van een HR manager om inzicht te krijgen in zijn eigen werkmaatschappij. Met het Framework was dat snel opgelost. Het Framework kon zo ingesteld worden dat de controllers inzicht hadden in de hele organisatie en de HR manager alleen inzicht had in zijn eigen werkmaatschappij.

Het werd complexer toen de vraag ontstond of een accountmanager alleen toegang kon krijgen tot de gegevens van een eindklant van het bedrijf. Deze wens ging over alle werkmaatschappijen heen. Tot nu toe was het Framework zo ingericht dat alleen de gegevens van de aparte werkmaatschappijen zichtbaar waren, en niet die van alleen klant of klantgroep. Dankzij de flexibiliteit van het BIP Framework was het bouwen en inrichten in korte tijd gerealiseerd. Het Framework maakt het namelijk mogelijk om verschillende doelgroepen te autoriseren op een ander veld. Managers krijgen toegang tot hun units, accountmanagers tot hun klanten en projectmanagers tot hun projecten. Allemaal op basis van hetzelfde dashboard.

Werkwijze

Naast het BIP Framework heeft de werkwijze ook invloed op de implementatietijd. Wij werken met de Agile methode. Dit betekent dat complexe projecten in meerdere deelprojecten opgesplitst worden. In week-gebonden sprints worden deze deelprojecten afgerond. Deze methode versnelt de voortgang vanwege de samenwerking tussen en over de verschillende functies heen. Software ontwikkelaars, informatie analisten, testers en ontwerpers werken cross functioneel samen aan de sprint.

Samenwerken aan het BIP Framework

Voordelen

Het BIP Framework levert veel voordelen op. Zo hoeven klanten niet lang te wachten en is het eenvoudig nieuwe gebruikers toegang te geven tot  gegevens. Niet alleen klanten ondervinden voordelen aan het BIP Framework. Ook onze ontwikkelaars ervaren voordelen van het Framework.

Voor Richard Kippers, software ontwikkelaar, zitten de voordelen vooral in het besparen van tijd en het voorkomen van fouten. Richard: “Door het proces van het bouwen en beheren te versimpelen, is de kans veel kleiner dat er een fout gemaakt wordt. Met het Framework is er meer controle, de beheersbaarheid is veel groter geworden.”

Ook voor Daan Buurman, Business Intelligence Consultant bij BI Partners, zijn de voordelen vooral de besparing in tijd. Daan: “Zonder het Framework zouden wij veel meer tijd kwijt zijn aan bijhouden van gegevens in Excel en het programmeren binnen QlikView. Als bedrijfsgegevens of organogrammen  veranderen, kunnen wij het makkelijk aanpassen. Dat kost veel minder tijd.”