In september 2015 is BI Partners gestart met de bouw van een Management Dashboard voor de Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord (RUD NHN). Ondertussen maken zij ruim een jaar gebruik van onze dashboardtoepassing. Wij vroegen Jeroen Vogel, afdelingsmanager Toezicht & Handhaving, naar het gebruik van ons dashboard!

RUD NHN

RUD NHN  bestaat sinds 2013. Nederland is opgedeeld in 29 verschillende RUD’s en omgevingsdiensten. De RUD’s regelen milieuzaken, verlenen vergunningen, doen handhaving en geven advies. RUD NHN werkt nauw samen met 17 gemeentes en de provincie Noord-Holland, waaronder Alkmaar, Hoorn en Enkhuizen.

Vanaf het begin is Jeroen Vogel nauw betrokken bij de bouw en het gebruik van het dashboard. Zijn afdeling Toezicht & Handhaving voert controles uit en verzamelt veel gegevens.

Een eenvoudige en slimme oplossing voor RUD NHN

Het Zaaksysteem

De gegevens die verzameld worden tijdens het controleren en het verlenen van vergunningen worden vastgelegd in het Zaaksysteem. Het Zaaksysteem bevat alle zaken, zoals controles en het verlenen van vergunningen, die de RUD NHN uitvoert. Regelmatig moet uit het Zaaksysteem een rapport gedraaid worden. Hier werden veel verschillende systemen voor gebruikt. Daardoor kostte het maken van de rapporten veel tijd. Door gebruik van verschillende systemen werden onbewust ook niet altijd dezelfde datawaarheden gebruikt.

Jeroen kwam tot de conclusie: “Dit moet eenvoudiger en slimmer kunnen!”

Onze uitdaging

RUD NHN was op zoek naar een systeem waarin zij beter inzicht hebben, eenvoudiger en sneller rapportages kunnen maken en data kunnen nakijken op waarheid. Dit gaven wij in eerste instantie vorm met ons standaard ERP Management Dashboard, gekoppeld aan AFAS Profit (geïntegreerd softwarepakket die alle afdelingen automatiseert). Vervolgens is de data uit het Zaaksysteem aan het dashboard toegevoegd. Hiervoor is een maatwerktraject opgestart.

Met AFAS Profit hebben we veel ervaring. De uitdaging van dit project ging met name zitten in de koppeling met het Zaaksystem. Dit systeem was voor ons een onbekende factor.

De uitdaging die Jeroen ons gaf, namen wij graag aan! 

Het proces

We zijn begonnen met inventarisatiesessies. Op basis van deze gesprekken zijn functionele ontwerpen gemaakt. Na het leggen van de datakoppeling, zijn de eerste dashboardschermen gemaakt op basis van de ontwerpen. Dankzij het BIP Framework kon de eerste implementatie al na een week opgeleverd worden. Hierna volgde het maatwerktraject.

Gedurende de implementatie is er constant afstemming geweest met de afdelingsmanagers van RUD NHN. Zo kregen wij de functionaliteit steeds scherper en zo leerden zij zo veel mogelijk informatie uit het dashboard en hun gegevens te krijgen.

Voor de managers van RUD NHN is vertrouwen hebben in het dashboard een grote uitdaging. Waar eerder afwijkende uitkomsten oorzaak konden zijn van verkeerde definities, kan de uitkomst nu vertrouwd worden.

De oplossing

Op dit moment maken alleen managers gebruik van het dashboard. Jeroen: “In de toekomst is het ook de bedoeling dat andere medewerkers en onze opdrachtgevers het dashboard gaan gebruiken. Ik gebruik het nu al wel om mijn medewerkers te laten zien waar ze hun tijd in steken.”

“Het systeem heeft ook geholpen bij het verbeteren van de kwaliteit van onze data. Voor het gebruik van het dashboard hadden we veel data die niet juist was. De meeste foute data hebben we nu uit onze database kunnen filteren,” vertelt Jeroen. Jeroen gaat verder: “Andere voordelen van het dashboard zijn de tijdsbesparing bij het maken van rapporten, meer inzicht en overzicht, meer structuur, meer inzicht in sturingsmechanismen, meer vertrouwen en betere rapporten.”

“Het systeem heeft mij veel meer inzicht en overzicht opgeleverd. Ik kan meer structuur aanbrengen en heb meer inzicht in alle data die wij opslaan. Ik kan de data delen met mijn medewerkers, zodat zij ook meer inzicht hebben.”